Artikelen

Bewust contracteren: samensturing in de medezeggenschap

Ik schreef eerder in dit magazine over de aanpak van ‘Conscious Contracting’, oftewel in goed Nederlands ‘Bewust Contracteren’ of ‘Duurzaam Contracteren’ die ik als jurist aan cliënten adviseer. Hierbij worden contracten afgesloten met aandacht voor de zakelijke én (inter)persoonlijke aspecten van de samenwerking, voorbij de letter van de afspraken, met tevredenheid van alle betrokkenen als resultaat. Een vraagstuk wordt integraal benaderd, met wijsheid en (com)passie, rekening houdend met de menselijke emoties en met de menselijke maat. Er wordt bovendien gekeken hoe de vermogens die mensen in zich hebben kunnen worden aangesproken en (verder) worden ontwikkeld.

In de afgelopen jaren heb ik deze aanpak al een aantal keren toegepast rondom verandertrajecten in organisaties. Hierbij zijn de juridische kaders voor het overleg tussen bestuurder en medezeggenschapsorganen en tussen bestuur en vakbonden vaak leidend. De betrokken partijen zouden graag meer samen willen optrekken, vaak in lijn met de beweging naar meer zelforganisatie en samensturing in de organisatie, in plaats van zich door de juridische kaders tegenover elkaar gesteld te voelen.

Een in mijn ogen geslaagd voorbeeld van het in duurzame samenwerking met elkaar optrekken van bestuurder en ondernemingsraad is het gezamenlijk organiseren van het gesprek met het personeel over de organisatieontwikkeling, zoals dat plaatsvond bij provincie Utrecht.

Nieuw organiseren in cocreatie

Voor de ondernemingsraad (OR) heb ik een tweedaagse workshop verzorgd. Dit heeft uiteindelijk geleid tot een vervolgtraject voor de organisatieontwikkeling van de provincie Utrecht in cocreatie van OR, directie en medewerkers.

“Als je wilt veranderen, zul je de eerste stap moeten zetten. Je hoeft vooraf nog niet precies te weten waar je uitkomt: veranderen wordt zo gezien als een avontuurlijke ontdekkingstocht, een expeditie in medezeggenschap.”

Het voorstel was om conform de filosofie van ‘Nieuw Organiseren’ een werkconferentie voor het gehele personeel over dit thema te organiseren, om zo de veranderkracht van de gehele organisatie te kunnen benutten. Op die manier kun je de aanwezige diversiteit en creativiteit van alle medewerkers inzetten.

De filosofie van ‘Nieuw Organiseren’ is namelijk:

  • samen op pad gaan,
  • niet blijven hangen in analyses
  • een aanpak hanteren waarbij denken en doen hand in hand gaan.

Als je wilt veranderen, zul je de eerste stap moeten zetten. Je hoeft vooraf nog niet precies te weten waar je uitkomt: veranderen wordt zo gezien als een avontuurlijke ontdekkingstocht, een expeditie in medezeggenschap. Het project krijgt daarom de naam ‘Expeditie Mijn PU (Provincie Utrecht)’.

Twee partijen, één opdracht en organisatie van onderop

De concrete opdracht wordt het organiseren van een werkconferentie waar de gehele organisatie met elkaar in gesprek gaat over de gewenste richting van de organisatieontwikkeling. Medewerkers kunnen zich uitspreken over wat zij belangrijk vinden, waar zij tegenaan lopen, wat hen belemmert en vooral wat hen energie geeft om de organisatie verder te ontwikkelen.

Vanuit het principe ‘congruentie’ van Nieuw Organiseren kiezen OR en directie ervoor om de weg en het doel te laten samenvallen. Als in de ontwikkeling naar de netwerkorganisatie van de toekomst meer samenwerking gewenst is, dan moeten bestuurder en OR het goede voorbeeld geven, zo vinden zij. Ze kiezen dan ook voor de uitdaging van gezamenlijk opdrachtgeverschap.

De organisatie en de inhoudelijke invulling van de dag gebeurt van onderaf, met behulp van de complete veranderkracht van de organisatie: het idee van ‘inclusie’. De bestuurder heeft al vroeg in het proces voorgesteld om alle medewerkers uit te nodigen om mee te denken en mee te organiseren. Iedereen kon zich hiervoor opgeven. De invulling van de werkgroep hangt hierdoor af van wie de energie voelt om mee te werken. Dit leidt uiteindelijk tot een team van 45 expeditieleden. Hun inzet varieert van een vrijwel volledige dagtaak tot het bijwonen van enkele voorbereidende bijeenkomsten. De interne projectleider is verantwoordelijk voor de voortgang, de interne verbindingen en het draagvlak. Als extern adviseur zie ik vooral toe op het proces en op of daarbij de veranderkracht van de medewerkers zélf voldoende benut wordt.

Veranderen vanuit betrokkenheid

Tijdens Expeditie Mijn PU voeren bijna 600 medewerkers gedurende een dag samen het gesprek over de verdere ontwikkeling van de organisatie. Dertig medewerkers faciliteren de conferentie en nog eens tien bemensen diverse side events, zoals de Bullshit-bingo, de Droom, de Wensballon, de Waardenmeter en Durf te Vragen. De dag begint met het in elkaar zetten van de eigen event chair, om de creativiteit te prikkelen.

De ruggengraat van de dag is een serie gesprekken in groepjes van vier of vijf collega’s. Op basis van gelijkwaardigheid wisselen deze groepjes in steeds wisselende samenstelling in vier rondes van gedachten over een flink aantal thema’s. In elke ronde staat de groep eerst stil bij de verschillende aspecten van het thema en sluit af met het formuleren van concrete acties en verbeterpunten. Na afloop van iedere gespreksronde pakken de medewerkers hun event chair op en vormen weer nieuwe groepen.

“Dertig medewerkers faciliteren de conferentie en nog eens tien bemensen diverse side events, zoals de Bullshit-bingo, de Droom, de Wensballon, de Waardenmeter en Durf te Vragen.”

Om de gesprekken te structureren en de enorme hoeveelheid suggesties en opmerkingen goed te verwerken, is digitale ondersteuning ingeschakeld. Alle inbreng wordt met behulp van het ondersteunende systeem direct geanalyseerd, waarmee aan het eind van de dag direct al een goede eerste indruk van de uitkomsten te presenteren is.

Direct na de werkconferentie gaat een werkgroep uit het expeditieteam aan de slag met de analyse van de resultaten. Hieruit komen vijf thema’s die (met betrokkenheid van medewerkers) nadere uitwerking behoeven, ook wordt een flink aantal ‘quick wins’ benoemd.

Draagvlak bij alle partijen

Een groot deel van het succes van Expeditie Mijn PU komt door het enorme aantal deelnemers. Hun reacties en de flow tijdens de dag steunen alle betrokkenen in de overtuiging dat dit een goede aanpak is. Het belangrijkste is natuurlijk de inhoudelijke opbrengst, maar onderschat ook het effect van de gevolgde aanpak voor het verdere verloop van de verandering niet. Het enthousiasme en de grote betrokkenheid tijdens deze expeditie valt echt op. Medewerkers spreken na afloop veel waardering uit voor deze wijze van consulteren. Ook de ontmoeting tussen medewerkers vinden zij op zichzelf al waardevol.

De dynamische opzet van de werkconferentie met de gesprekken in wisselende samenstelling, de digitale ondersteuning, de betrokkenheid van de medewerkers in de organisatie ervan, de event chairs en de side events dragen verder bij aan het succes.

Het grote pluspunt van de bottom up aanpak is dat deze aanzienlijk meer draagvlak oplevert en dat de betrokkenheid hierdoor ook breder wordt. Hiernaast biedt deze aanpak nieuwe invalshoeken. Aandachtspunt is wel dat de organisatie en stroomlijning van een groot evenement zoals een werkconferentie met het gehele personeel een strakke projectorganisatie vergt.

Het vertrouwen en de steun van de gezamenlijke opdrachtgevers voor de gekozen aanpak is een belangrijk onderdeel van het succes. Wij hebben bewondering voor hun discipline om het proces zijn loop te laten hebben en niet inhoudelijk mee te willen sturen of te interveniëren.

Samen op blijven trekken

Gezien de concrete resultaten en de positieve ontvangst bij alle betrokkenen is de voornaamste aanbeveling aan de directie en de OR om gezamenlijk te blijven optrekken bij het stelselmatig ophalen van zorgen, wensen en ideeën en deze te verwerken op een soortgelijke wijze als in de Expeditie Mijn PU. Succesvolle elementen kunnen dan worden toegepast. Ook wordt aanbevolen hierover steeds weer samen afspraken maken. Voorop staat echter dat medewerkers zich uitgenodigd moeten blijven voelen zélf het initiatief voor verandering te nemen, op welk vlak dan ook.

Een relatie die normaal sterk wordt beïnvloed door de voor bestuurder en ondernemingsraad geldende juridische kaders, is vormgegeven door de co-creatiegedachte waarop Duurzaam Recht of Duurzaam Contracteren is gestoeld.

Arthur Hol

Arthur Hol is auteur voor Pioniers Magazine. Hij is partner bij De Koning Vergouwen Advocaten, directeur van HRM-college, programmadirecteur bij Governance University en organisatieadviseur, partner van Nieuw Organiseren. Hij werkt met creatieve aanpakken om zijn ‘Mens boven Systeem’ –filosofie vorm te geven en stelt zich ten doel om op die manier bij te dragen aan transformatie van mensen en organisaties. Co-creatie is daarbinnen het principe waarmee hij mensen en ideeën met elkaar weet te verbinden.